Jak wybrać właściwy model skanera dla biblioteki, archiwum lub muzeum?

Podstawowy podział skanerów książkowych obejmuje urządzenia samoobsługowe przeznaczone dla czytelników i te do masowej digitalizacji, obsługiwane przez wykwalifikowanych pracowników instytucji.

Skanery samoobsługowe wyposażone są we wbudowany komputer z zabezpieczonym systemem Windows IoT i monitor dotykowy. Umożliwiają czytelnikom – gościom odwiedzającym bibliotekę, archiwum lub muzeum, szybkie wykonanie cyfrowej kopii wybranych stron lub całych książek i zapis plików na nośniku USB. Skany można również przesłać na prywatną skrzynkę mailową, na przykład w przeszukiwalnym formacie PDF. Dzięki temu skanery te z powodzeniem zastępują tradycyjne kopiarki i znacznie ułatwiają pracę z tekstem.

Skanery przeznaczone do masowej digitalizacji wykorzystują zewnętrzne stacje robocze z dyskami o dużej pojemności i monitory pozwalające na kontrolę cyfrowych reprodukcji w bezstratnym formacie TIFF. Skany mogą być uzupełniane o metadane i zapisywane w lokalizacji sieciowej w dodatkowych formatach prezentacyjnych (jak JPEG) lub przesyłane do repozytorium cyfrowego.

Zacznij od formatów

Określenie odpowiedniego formatu skanowania jest kwestią kluczową, dlatego warto poświęcić czas na dokładne zbadanie obiektów przeznaczonych do digitalizacji, po to by uniknąć nietrafionej inwestycji. 

W przypadku homogenicznych zbiorów bibliotecznych wybór jest prosty: wystarczy określić maksymalne rozmiary obiektu po rozłożeniu i uwzględnić niewielki margines, by mieć pewność uchwycenia wszystkich informacji.

Jeżeli jednak kolekcja składa się z obiektów o zróżnicowanym charakterze (np. fotografie, książki do formatu A3 i mapy A1 z kolekcji archiwalnej lub muzealnej), trzeba określić procentowy rozkład formatów by uniknąć błędu. W sytuacji, w której duży format stanowi promil kolekcji, inwestycja w największy skaner kołyskowy (Hornet A0) może nie być najlepszym pomysłem. Można wówczas rozważyć zakup mniejszego urządzenia które „obsłuży” znakomitą większość kolekcji i doposażyć pracownię w zestaw reprograficzny, czyli uproszczoną konstrukcję z kolumną reprodukcyjną o dużych możliwościach rozbudowy w przyszłości. W ten sposób pracę można wykonywać na dwóch stanowiskach, w cenie jednego wielkoformatowego skanera.

W trakcie badania fizycznych rozmiarów książek nie zapomnij o sprawdzeniu maksymalnej szerokości grzbietu. Ta informacja pozwoli dopasować odpowiedni zakres pracy kołyski. Do skanowania dokumentów jednostronicowych lub cienkich broszur wystarczą tańsze konstrukcje bez kołysek książkowych (book2net Repro).

Sprawdź stan zachowania

Starsze, delikatne obiekty, a w szczególności zdobne manuskrypty wymagają specjalnych zabiegów konserwatorskich. Uwzględniając zalecenia konserwatorów, wszystkie skanery book2net mogą skanować bez szyby dociskowej – po jej uniesieniu lub zdjęciu, a wysoka głębia ostrości pozwala na zarejestrowanie wszystkich szczegółów.

Modele z kołyskami w kształcie litery V (Cobra, Dragon, Lizard) umożliwiają skanowanie ksiąg bez ich pełnego otwierania, co dodatkowo chroni zszycie i dba o zachowanie koleżeńskiej relacji z działem konserwacji.

W masowej digitalizacji dziedzictwa kulturowego wierne odwzorowanie oryginału jest kluczem do sukcesu.

Celem skanowania jest jego ochrona i udostępnienie odbiorcom na całym świecie np. na potrzeby badań. Dlatego koniecznie sprawdź wytyczne obowiązujące w Twojej instytucji. W przypadku ich braku punktem odniesienia mogą być zalecenia Biblioteki Narodowej, Archiwów Państwowych, Narodowego Instytutu Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów lub wytyczne międzynarodowe takie jak FADGI, Metamorfoze czy też opracowany na ich podstawie standard ISO.

Dobrym pomysłem jest zakup skanera o wysokiej rozdzielczości, ale trzeba pamiętać o tym, że musi to być rozdzielczość efektywna, czyli mieć faktyczne przełożenie na ilość szczegółów możliwych do zarejestrowania. Do sprawnego optycznego rozpoznawania znaków (OCR) w przypadku czcionki o rozmiarze 8-10 punktów wystarczy w zupełności 300 ppi, natomiast zalecaną rozdzielczością dla kolekcji specjalnych zgodnie z wytycznymi FADGI jest 400 ppi. Oprócz rozdzielczości optycznej wpływ na jakość skanu ma także odwzorowanie kolorów (parametr Delta E), geometria czy liniowość. Nawet podstawowe modele book2net do masowej digitalizacji (Kiosk) są tworzone z myślą o aktualnie obowiązujących wytycznych. Zaawansowane konstrukcje (Ultra) pozwalają na spełnienie dodatkowych wymagań dotyczących np. właściwej skali reprodukcji nawet w przypadku obiektów o dużej grubości i pofałdowanych stronach.

Instytucje planujące pierwszy projekt digitalizacyjny powinny zabezpieczyć odpowiednio dużą przestrzenią dyskową. Pojedynczy skan pełnego formatu A2 w 400 ppi w pliku TIFF bez kompresji zajmie ponad 200 MB. To oznacza że jeden terabajt wystarczy na przechowanie zaledwie 5000 takich skanów, a należy pamiętać o dodatkowym miejscu na kopie bezpieczeństwa.

Na szczęście w ostatnich latach koszty przechowywania danych znacząco zmalały, a instytucje centralne oferują własną infrastrukturę informatyczną (przykładem jest projekt KRONIK@).

Czas skanowania jest jednym z podstawowych parametrów który pozwala określić ilość urządzeń niezbędnych do zdigitalizowania określonej kolekcji w założonym czasie. 

book2net jest pionierem wykorzystania sensorów matrycowych, dzięki czemu oferuje najszybsze skanery na świecie. Pełny skan trwa zaledwie około 3 sekund niezależnie od formatu, uwzględniając zapis pliku na dysku. W przypadku modeli z dwoma matrycami czas ten wynosi około 5 sekund, ze względu na podwójną ilość danych. Oznacza to wydajność powyżej 1 000 stron na godzinę – bez uwzględnienia czasu potrzebnego na zmianę stron i przygotowanie obiektu do skanowania. W praktyce doświadczeni skanerzyści i skanerzystki w czasie jednej zmiany są w stanie wykonać nawet kilka tysięcy skanów.

Nawet drobne awarie sprzętu w projekcie digitalizacyjnym mogą mieć poważne skutki, jeżeli wiążą się z nimi opóźnienia w pracy. Z book2net nie musisz się martwić o przestoje. Brak ruchomych elementów głowicy skanującej i wykorzystanie wyłącznie podzespołów klasy przemysłowej przekłada się bezpośrednio na wysoką niezawodność i wydłużoną żywotność skanerów. 

Dodatkowo w trakcie szkolenia przekazujemy wiedzę na temat procedury kalibracyjnej, dzięki czemu wykonanie podstawowych zabiegów korygujących odchyłki od określonej normy nie wiąże się z koniecznością oczekiwania na wizytę technika. Całkowity koszt zakupu sprzętu w projektach digitalizacyjnych powinien uwzględniać cały cykl użytkowania skanera, łącznie z serwisem pogwarancyjnym. Co ważne, book2net nie uzależnia gwarancji od ilości wykonanych skanów. 

Jeżeli planujesz zakup skanera dla czytelników i odwiedzających, wybierz model samoobsługowy ze zintegrowanym komputerem i monitorem.

Wybierając skaner kołyskowy do pracowni digitalizacji w bibliotece rozpocznij od analizy kolekcji i na tej podstawie określ maksymalny obszar skanowania. W przypadku zróżnicowanych zbiorów archiwalnych i muzealnych rozważ dodatkowo skanery oferujące regulowaną pozycję głowicy skanującej – oferują większą elastyczność i umożliwiają maksymalizację rozdzielczości już od formatu makro.

W razie wątpliwości zadzwoń lub napisz do nas, w trakcie krótkiej bezpłatnej konsultacji pomożemy wybrać najwłaściwsze rozwiązanie.